Meili saatmine võib olla keeruline protsess. Kui saadate äriteemalist sõnumit, peate olema võimalikult lugupidav, lapse õpetajale saatmine nõuab siirust, pereliikmele saadetud sõnumi saatmine võib paljudel juhtudel olla nii rahulik, kui soovite.
Täiuslik meil tähendab, et teie sisu on lühike ja muudab selle lugemise lihtsamaks. Teie sisselogimine peab seda kajastama, aga ka teie seisukohta edasi andma. Olenemata sellest, kas avaldate tänu või ootate vastust, käsitleme esmalt täiuslikke professionaalseid meilisõnumeid.
Professionaalsed meilid
Nagu eelnevalt öeldud, varieerub oma meilis sisalduvate allakirjutuste tüüp olenevalt sellest, kellele te selle saadate. Mis tahes kirjaliku suhtluse saatmisel on oluline oma publikut meeles pidada. Nii et ilma pikema jututa on siin mõned allakirjutused, mida oma professionaalsetesse meilidesse lisada.
"Loodan sinust varsti kuulda!"
Seda tüüpi meili väljalogimine annab adressaadile teada, et ootate vastust. Olgu see siis CV või müügiettekanne, teisele inimesele on viisakas vastata ja selle lisamine oma meili kinnitab, et ootate vastust. Saate seda muuta ja öelda: "Ootan ka võimalust teiega edasi rääkida".
„Teie väärtuslik aeg on kõrgelt hinnatud”
Kui teie adressaat on tööl, on tõenäoline, et tal pole palju aega ja ta saab palju e-kirju. Selle märkuse kaasamine on üks viise väljendada siirast tänu, mis nõuab viisakat vastust.
"Soojad tervitused!"
Soojad tervitused on suurepärane viis meili lõpetamiseks, kuna see on viisakas ja professionaalne. Mõned võivad arvata, et see on veidi vanamoodne, kuid see on lihtne ja nii täpne, et see sobib suurepäraselt e-kirjade jaoks.
Välditavad väljaregistreerimised
Mõned neist on teatud tingimustel vastuvõetavad, kuid enamikku ei soovitata ametlike või professionaalsete meilide jaoks.
1. Aitäh
"Aitäh" ja variandid koos selle puutujaga ("tänan veel", "aitäh!" "Suur aitäh" ja nii edasi) tunduvad kõik veidi ebaausad. Me kõik mitte ainult ei loe e-kirju veidi sarkastilise tooniga peas, vaid kui saadate meili selleks, et kelleltki midagi küsida – mitte siiralt tänada –, on see pisut ebameeldiv. Vältima.
2. Lugupidamisega
Ehkki teid võib olla õpetatud lõpetama kirja – ja seega ka meili – alati siiralt, lihtsalt ärge seda tehke. Kui alustate oma meilisõnumiga "Kallis", võite lõpetada sõnaga "siiralt", kuid muidu vältige seda isegi mõne ametliku taotluse korral.
3. … varsti
"Räägi varsti", "räägi teiega varsti" või isegi "varsti veel" – millegi "varsti" laenu andmine kohustab teid üldiselt selle inimesega uuesti rääkima. Hea, kui kavatsete saata järelmeili või kellegagi isiklikult kohtuda; vähem trahvi, kui teil pole kavatsust nendega rääkimiseks pingutada. Kuigi see on juhuslik vastus, võib see tunduda ebasiiras.
4. Sinu nimi
Meili lõpetamist lihtsalt väljalogimisega peetakse üsna külmaks ja järsuks. Kui see pole viimane vastus meilile, kus olete vastanud küsimusele ja saanud vastuse, ei edasta see muud sõnumit kui "Ma olen teiega rääkimise lõpetanud". Seetõttu on parem mitte jätta ainult oma allkirja.
5. Teie initsiaalid
Initsiaalide või esimese initsiaaliga välja kirjutamine on pisut sõbralikum kui täisnime välja kirjutamine, kuid see on siiski sama järsk. Samuti jätab see inimestele suhteliselt teadmatuse selle kohta, kes te olete, nii et seda saab kasutada ainult siis, kui räägite kellegagi, keda te juba piisavalt hästi tunnete.
6. Mitte midagi
Üllataval kombel on e-kirjade mittemillegiga lõpetamine täiesti hea, kuid te ei saa seda teha oma esimese e-kirjaga. Lõpetage alati kõigepealt oma e-kirjad ja kuna järjest rohkem kirju saadetakse, võite formaalsused lõpetada.
7. Lugupidamisega
Jäik ja aegunud. Tooge see välja ainult siis, kui saadate e-kirja valitsusametnikule või kellelegi vaimulikule, kuna "lugupidavalt teie oma" on selles olukorras lähemal.
8. XX [Suudlused]
Kui see pole pereliige või lähedane sõber, ei tohiks te seda teha. Mõned juhuslikud töösuhted peavad seda vastuvõetavaks, kuid see on tõesti ainult midagi, mida teete kellegagi, kellega juba teate, et saate seda teha. Ärge pange seda kellelegi ootamatult peale, see on jube.
9. Parim
See vastus koos sõnadega "kõike head" ja "parimate soovidega" on suhteliselt turvaline lõpp, kui olete viisakas, kuid mitteametlik. Mida rohkem sõnu lisate, näiteks "parimate soovidega" või "kõike parimat", seda formaalsemaks suhtumine muutub. Mõned arvavad, et "parim" ja selle variandid võivad olla liiga laiaulatuslikud, kuid enamasti peaks see teid teenima.
10. Sinu
"Teie oma" ja selle variandid ("teie tõeliselt", "truult sinu" ja nii edasi) asuvad spektri formaalsemas otsas. Nagu sõnaga "parim", mida rohkem sõnu lisate, seda ametlikumaks see muutub. "Teie oma" on aga veel üks komplikatsioon: paljud mõtlevad, mida täpselt pakute, kui ütlete "teie oma", ja "teie truult" viitab millelegi uskumatult formaalsele, näiteks eelseisvale abieluettepanekule. Vältima.
11. "Sinu sõber"
Vaadake seotud 8 parimat ärirakendust iPhone'is, iPadis ja Android 6 Teaduslikult toetatud viise enda produktiivsemaks muutmiseksSee võib paljusid inimesi lõhestada. See on lihtsalt natuke liiga formaalne ja sobib mõne jaoks "siiramalt". Mõned peavad seda siiski rahuldavaks, üldiselt nooremad põlvkonnad, kuna me sõbruneme niikuinii enamiku oma kolleegidega. Me ei soovita saata "Sinu sõpra" kunagi vanemale töökaaslasele või isikule, kes on juhtival positsioonil.
12. Suur tänu!
See pole mitte ainult ebaprofessionaalne, vaid selles puudub ka grammatika. Sõltuvalt teie adressaadist võib see olla täiesti korras (kui see on näiteks viimane e-kiri teie IT-toe meeskonnale pärast teie probleemi lahendamist).
14. Tervist
Tõeliselt vastuvõetav ainult siis, kui olete britt, muidu tundub see pisut patroneeriv. Sama võib öelda ka sõnaga "ta", kuid "terra" on üldiselt eelistatud vastus, mis on samuti meeldivalt juhuslik ja – meile, brittidele – täiesti vastuvõetav "tänu" ja ametlikumate meiliavalduste asemel.
15. Nagu ikka
Üldiselt eelistatud viis e-kirjade lõpetamiseks on "nagu alati". See ei pruugi olla ideaalne lõpetaja esmaseks kontaktiks, kuid see sobib suurepäraselt vastamiseks kellelegi, kellega räägite sageli meili teel. See ei sisalda ootusi, konnotatsioone ega tooni, millesse lugeda. See on lihtsalt teie, kes kirjutate end alla.
Korduma kippuvad küsimused
Mõnikord võib täiuslik e-kiri avaldada teie järgmisele eluetapile suurt mõju. Siin on veel mõned küsimused e-kirjade väljalogimise kohta, mis aitavad teil täiuslikke e-kirju saata.
Kas meilist väljalogimine on tõesti suur asi?
See kõik sõltub kontekstist, milles e-kirja saadate. Kui saadate kaastöötajale e-kirja teel memo või klassikaaslasele mõne tunnimärkme, pole see tõenäoliselt nii suur asi. Vale meili väljalogimine võib aga saata vale sõnumi. Näiteks kui saadate "Jah, aitäh" kellelegi, kes üritab teid aidata, võib see tunduda labane või sarkastiline.
Kahjuks puudub tekstipõhisel suhtlusel kontekst, mis tähendab, et teie adressaadil on lihtne saada vale ettekujutus. Seega olge ettevaatlik, kuidas teie lugeja teie saadetud sõnumit võtab, sest jah, teie lugeja näeb tõenäoliselt teie sisselogimist.
Kas peaksin allkirja lisama?
Absoluutselt! Oma nime, kontaktteabe ja ettevõtte loetlemine muudab adressaadi jaoks tulevikus teile vastamise palju lihtsamaks. Rääkimata sellest, et allkiri on laialdaselt aktsepteeritud sümbolina inimesest, kes mõistab, kuidas meilisuhtlus toimib.
Ära mõtle üle
Kui olete kunagi tähtsa meili lugenud ja enne saatmist uuesti läbi lugenud, kehtib see jaotis teie kohta.
Loomulikult on loomulik mõelda, kellele ja miks te meili saadate. Kui see on müügimeil, on parem jätta positiivne märk, mis julgustab ka vastama. Midagi nagu "Ootan teiega edasist rääkimist" sobib siia ideaalselt. Kuid see fraas ei töötaks hästi näiteks kaastundeavalduses.
Kuigi tähtsa meili saatmine võib olla hirmutav, vaatavad enamik inimesi oma meili üldiselt läbi ega mõista teid väljalogimisel liiga palju.