Enda pimekoopia tegemine on meilide jälgimisel väga kasulik. Kui eelistate, et teie postkasti oleks meilisõnum, mille saatsite tavaliselt nende jälgimise eesmärgil, on õige valik lisada oma e-posti aadress BCC-na. Inimesed jätavad selle tähtsa e-kirja saatmisel aga sageli kahe silma vahele, mistõttu unustavad nad järelkontrolli. See võib kergesti kaasa tuua probleeme.
Õnneks on meili saatmisel võimalik automaatselt salakoopia saada, mis on kindel viis tagada, et jälgite iga meili. Automaatse automaatse BCC lubamine pole aga päris lihtne. See hõlmab Outlookis reegli loomist.
Hallake reegleid ja hoiatusi
Automaatne BCC ja CC on Outlookis suur asi. Kuigi selle saavutamiseks peate oma brauseripõhise meilikonto jaoks alla laadima uue lisandmooduli, võimaldab Microsoft Outlook luua reegli. Reeglite funktsiooni leiate jaotisest Hallake reegleid ja hoiatusi menüüvalik ekraani ülemises keskosas Kodu vahekaart all Reeglid ikooni.
Klõpsake Hallake reegleid ja hoiatusi ja näete uut akent, mis annab teile võimaluse luua uus reegel. Klõpsake Uus reegel selle akna vasakus ülanurgas. Näete 3 kategooriat: Püsige organiseeritult, Olge kursis, ja Alustage tühjast reeglist. Valige Rakenda minu saadetud sõnumitele reegel all Alustage tühjast reeglist kategooria.
Tingimused
Reegliviisardi aknas saate valida, millised meilid saadetakse teile pimekoopiatena. Näiteks kontrollides konkreetsete sõnadega teemas valikuid, loote automaatse BCC-reegli teatud teie mainitud sõnadega meilide jaoks.
Kuna meili saadab teie, saate seda nutikat valikut kasutada oma meilide automaatseks sortimiseks. Võite lisada konkreetsete sõnade loendisse sõna "Järeltegevus" ja märkida selle sõnaga e-kirjad, mis vajavad järge.
Samuti on palju muid huvitavaid tingimusi, mida saate oma meilidele seada. Kui soovite, et kõik teie saadetud kirjad salvestataks teie postkasti Pimekoopiana, klõpsake lihtsalt Edasi, märkimata ühtegi loetletud kasti.
Erandid
Erandid on siin sisuliselt tingimuste vastandid. Nagu arvatavasti arvasite, kirjeldate siin olukordi, milles te olete ära tahan end hõlmata BCC-na. Võite järgida sama näidet ülalt ja kasutada välja arvatud juhul, kui teema sisaldab konkreetseid sõnu võimalus lisada erand. Selles näites võite kasutada käsku "non-follow-up", kuid see võib tekitada segadust ja isegi tõrke, kuna järelsõnad on juba teie tingimuste osa.
Teil on võib-olla parem välja arvatud juhul, kui see saadetakse inimestele või avalikule grupile või välja arvatud juhul, kui see on määratud mis tahes kategooriasse erandid.
Tegevused
Siin saate "programmeerida" toimingud, millele see reegel kehtib. See tähendab, et siin saate valida, mis juhtub meilidega, millele olete seadnud tingimused. Soovite olla kindel, et teie enda saadetud e-kiri jõuab teie postkasti, kuid kahjuks pole siin otsest BCC-käskude automatiseerimist. See ei tähenda, et te ei saaks BCC-d jäljendada.
Kõigepealt valige Kopeeri sõnum inimestele või avalikule grupile reegliviisardi sammus Toimingud. Nüüd klõpsake inimesed või avalik grupp ja sisestage oma e-posti aadress. Nii veendute, et teie saadetud ja seatud tingimustele vastav e-kiri jõuab teie postkasti. Kui te ei soovi, et teie e-posti aadress teie saadetavates kirjades avalikult ilmuks, kontrollige Teisaldage koopia määratud kaustavalikusse esimeses etapis klõpsake nuppu Määratud kaust link ja valige oma postkast.
Pimekoopia teie postkastis
Enda kirjade kohandamine vastavalt oma vajadustele annab teile oma töös tohutu eelise. See tagab, et teie postkast on peenelt sorteeritud ja hea korraldus on igas töövaldkonnas hädavajalik. Muidugi on Outlooki reeglite viisardil rohkem kasutusjuhtumeid kui lihtsalt automaatse BCC seadistamine. Siiski on oluline asju hoolikalt planeerida ja veenduda, et erandid ja tingimused ei kattuks ning et need hõlmaksid õiget tüüpi e-kirju.
Hästi koostatud automaatsed BCC-reeglid võivad teid postkasti sortimisel palju aidata. Kui teete seda aga halvasti, võite oma postkasti üle ujutada, tekitades veelgi suurema probleemi kui see, mille lahendamise otsustasite.
Kas kasutate Outlookis automaatset BCC-d? Kuidas sa selle üles seadsid? Milliseid erandeid ja tingimusi kasutate ning milliseid reegleid veel koostasite?