Meeskonnahaldusrakendused on suurepärased selleks, et hoida kõiki meeskonnaliikmeid korralduse osas samal lehel. Asana abil saavad juhid tõhusalt jagada ülesandeid ja lisada tugimeeskondadesse külalisliikmeid, et pakkuda oma oluliste projektide jaoks täiendavat tööjõudu.
Olenemata sellest, kas juhite meeskonda või olete lihtsalt liige, räägime teile kõike projektijuhtimise valdamisest ja sellest, kuidas Asanas oma organisatsiooni või meeskonda külalisi lisada. Lisateabe saamiseks lugege edasi.
Kuidas Asanasse külalisi lisada
Asana võimaldab ettevõtetel lisada uusi liikmeid, isegi kui neil pole e-posti domeeni. See funktsioon on kasulik konkreetsete ülesannete täitmiseks uute kaastöötajate lisamiseks või klientide lisamiseks, et teie edusamme jälgida. Külalise staatus võimaldab kõigil, kellel pole organisatsiooni domeeni e-posti aadressi, saada organisatsiooni külaliseks.
Asana organisatsioonide administraatorid on inimesed, kellel on õigus külalisi kutsuda ja lisada. Nad saavad otsustada, kes saavad uusi liikmeid lisada, valides, kas uusi inimesi saavad meeskonda kutsuda ainult administraatorid, organisatsiooni liikmed või kõik.
Külaliste kutsumiseks administraatorikonsooli kaudu toimige järgmiselt.
- Avage Asana ja klõpsake paremas ülanurgas nuppu "Liikmed".
- Puudutage nuppu "Kutsu liikmeid".
- Sisestage kutsutava inimese e-posti aadress.
- Valige rippmenüüst projekt, millele soovite need määrata.
- Kinnitage, klõpsates nuppu "Saada".
Siin on juhised kellegi projektiga liitumiseks kutsumiseks.
- Avage Asana ja projekt, kuhu soovite uusi külalisi kutsuda.
- Klõpsake ikoonil "Liikmed" ja see avab akna "Jaga projekti".
- Saate kutsuda uusi meeskonnaliikmeid või külalisi, sisestades nende nime või e-posti aadressi.
Kuidas kutsuda inimesi oma organisatsiooni
Lihtsaim viis uute liikmete või külaliste kutsumiseks oma projektidesse on saata neile jagatav kutselink. Asana kasutajad saavad neid linke jagada paljudes kanalites, nagu Slack, Microsoft Teams, e-posti teel või isegi tekstisõnumiga. Jagatavad lingid sobivad suurepäraselt uute liikmete kutsumiseks ja e-post on külaliste jaoks parim.
Kui soovite kedagi projekti kutsuda, peate tegema järgmist.
- Avage Asana.
- Otsige vasakult külgribalt üles projekt, mida soovite jagada.
- Klõpsake paremas ülanurgas nuppu "Jaga".
- Valige, kas soovite kutsuda kedagi meili või jagatava lingi kaudu.
- Projekti jagamiseks kopeerige link.
Kui soovite kedagi meeskonda kutsuda, saate seda teha järgmiselt.
- Avage Asana.
- Klõpsake oma meeskonna nimel.
- Puudutage nuppu "Kutsu".
- Hüpikaknas otsustage, kas soovite liikmeid kutsuda e-posti või lingi abil.
Täiendavad KKK-d
Kas saate Asana projekte ja ülesandeid privaatselt hoida?
Jah, teil on täielik kontroll kõigi Asana projektide üle ja saate nende staatuse otsustada. Lubade juhtelemendid võimaldavad teil hoida silma peal igal teabel ja selle nähtaval organisatsiooni liikmetele. Iga üksikisik saab otsustada, kas ta soovib midagi jagada ainult oma meeskonna ja kaastöötajatega või kõigi teistega organisatsioonis.
Kui ülesanded on osa eraprojektist, on nende nähtavus piiratud ainult kaastöötajatega, kes töötavad otse projekti ja selle ülesannetega. Iga kaastöötaja näeb oma ülesannet või alamülesandeid, kuid ta ei pääse juurde teiste inimeste ülesannetele, isegi kui nad on samas organisatsioonis.
Mõnikord, kui soovite, et konkreetne teave jääks mõne meeskonnaliikme hulka, saate need projektid märkida privaatseks või isegi ainult kommenteerimiseks. Kui määrate oma ülesanded avalikuks, muutuvad need kättesaadavaks kõigile teie organisatsioonis või meeskonnas.
Kui otsustate oma projekti privaatsust muuta, peate tegema järgmist.
• Klõpsake paremas ülanurgas olevat "+".
• Seal näete kõiki oma meeskonna liikmeid ja külalisi ning üleval valikut „Muuda privaatseks”.
• Kui klõpsate nupul „Muuda privaatseks”, muutub teie projekt kättesaadavaks ainult meeskonnaliikmetele.
Teise võimalusena, kui soovite muuta ülesande oleku privaatseks, peate tegema järgmist.
• Avage Asana ülesanne.
• Klõpsake paremas ülanurgas nuppu „Muuda privaatseks”.
• Nii on ülesanne privaatne, mida saate vaadata ainult teie ja teised kaastöötajad.
• Kui soovite, et see ülesanne oleks privaatne, eemaldage lehe allservast kõik kaasautorid.
Kas saate samasse projekti lisada nii liikmeid kui ka külalisi?
Tõepoolest, saate samasse projekti lisada nii liikmeid kui ka külalisi. Kui nad on ühes meeskonnas, näevad nad üksteise nimesid ja saavad rohkem suhelda. Kui kaks külalist näevad üksteist praegu privaatkasutajana, tähendab see, et nad ei tööta sama projekti kallal või ei ole samas meeskonnas. Kui nad on samasse projekti määratud, muutuvad nende nimed nähtavaks.
Liikmetel on lubatud organisatsiooni kutsuda külalisi, kuid lõplikud otsused teevad administraatorid. Muidugi saab liige lisada külalisi ainult nendesse projektidesse, mille kallal ta töötab, ja administraator saab neid lisada kõikidesse aktiivsetesse ja ka peidetud projektidesse.
Kas teil võib Asanas olla mitu volitatud isikut?
Praegu ei ole Asanas võimalik kasutada mitut määrajat. Ühele ülesandele saab määrata ainult ühe inimese, kes vastutab selle täitmise eest.
Üks võimalus ülesande jagamiseks erinevate inimeste vahel on lisada üks või mitu alamülesannet, mille abil saate hõlpsalt kaasata rohkem kaastöötajaid. Teine võimalus on kasutada valikut „Määra koopiad” ja lasta sama ülesande koopiatega töötada rohkem inimesi.
Kas Asana integreerub meeskondadega?
Asana ja Microsoft Teams on ühiselt loonud eduka meeskonnahaldustööriista. Rakendust Asana for Microsoft Teams kasutades saavad meeskonnad tõhusamalt koostööd teha. Selle integratsiooni raames saate kasutada Teamsi kaastöötajatega vestlemiseks ja Asanat ülesannete jagamiseks.
Integreerimine võimaldab teil teha järgmist.
• Jälgige Asana ülesandeid, projekte ja värskendusi Teamsis.
• Kasutage Asana projektide otsimiseks Teamsi.
• Loo kohandatud teatised, mis töötavad mõlemal platvormil.
• Kohandage kõiki oma teavituseelistusi.
• Kasutage kõiki Microsoft Office'i faile ja lisage need Asana projektidele ja ülesannetele.
• Kasutage OneDrive’i kõigi Asana ülesannete ja projektide jaoks oluliste andmete salvestamiseks.
Mida saavad külalised Asanas teha?
Külalistel ei saa olla organisatsiooni liikmetega samal tasemel juurdepääsu. Lisaks saavad nad näha ainult teavet või faile, mida on konkreetselt jagatud nendega või rühmas, kuhu nad kuuluvad. Külalised näevad ülesandeid, projekte ja avalikke projekte, mida on nendega jagatud, kuid neil pole muutmisluba neid.
Tasulised funktsioonid on saadaval, kuid kohandatud väljade loomise, redigeerimise või isegi kustutamise puhul on see võimatu, kui olete Asana külaline.
Külalistel on juurdepääs järgmisele.
• Külalised ei saa grupi liikmeks saada
• Külalised ei saa grupiliikmeteks ilma e-posti aadressi muutmata
• Külalised ei saa sirvida teisi meeskondi ega pääse juurde organisatsiooni erinevatele rühmadele
Mida tähendab organisatsioonis külaliseks olemine?
Külalised on kasutajad, kellel pole ettevõtte ametlikku meilikontot. Nad saavad kutse aidata meeskonda ühe või mitme käsil oleva projektiga. Külalise staatusega saate suhelda klientide, klientide või kõigi teistega, kes projekti kallal töötavad. Organisatsioonis näete aga ainult seda, mida teised on teiega jaganud.
Asanas saavad külalised projekti või ülesande sees väärtusi lisada või muuta, kuid nad ei saa neid kustutada ega uusi luua. Lisaks on neil juurdepääs kõigile esmaklassilistele funktsioonidele, mida lubate kasutada, välja arvatud kohandatud väljade haldamine.
Kas külalised saavad üksteist näha?
Külalised saavad üksteist näha ainult siis, kui nad töötavad koos vähemalt ühe projekti kallal. Vastasel juhul näevad nad teisi erakasutajatena. Nii tagab organisatsioon, et nad ei näeks oma nimesid, kui nad ei tööta koos millegi kallal.
Mis vahe on külalisliikmel ja piiratud juurdepääsuga liikmel?
Külalised ja piiratud juurdepääsuga liikmed (LAM) on mõlemad ettevõtte redeli allosas. Sisuliselt on LAM-id juba organisatsiooni osa, külalised aga ajutised meeskonnaliikmed. Muidugi, kui külaline näitab üles talente ja rahuldavaid tulemusi, võib temast saada LAM või isegi liige.
Kuigi külalised ei jaga ettevõtte domeeni ega arvesta neid Asana plaani, on LAM-idel ettevõtte e-posti aadress ja kohtade arv ettevõttes. Külalisstaatus eksisteerib ainult organisatsioonides ja LAM-ides, mis on osa Asana nii organisatsioonidest kui ka tööruumidest.
Püsi alati kursil
Meeskondade haldamine ei ole lihtne ülesanne, kuid sellised tööriistad nagu Asana aitavad teil töökoormust hallata ja luua funktsionaalseid meeskondi, mis toimetavad õigeaegselt. Varustatud spetsiaalse tööriistakomplektiga, mis võimaldab administraatoritel liikmeid, külalisi ja meeskonnaliikmeid mõne klõpsuga lisada, on see asendamatu tööriist iga professionaalse ettevõtte jaoks.
Loodetavasti aitasime teil mõista, kuidas Asana töötab ja kuidas seda maksimaalselt ära kasutada. Lisaks teate nüüd, kuidas lisada oma meeskonda külalisi ja hallata kõigi oma projektide nähtavust.
Kas teile meeldib Asana kasutamine? Kas olete seda Microsoft Teamsiga kasutanud?
Rääkige meile sellest lähemalt allpool olevas kommentaaride jaotises.